В целях упорядочения организации работы архива администрации Шкотовского городского поселения, руководствуясь приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», администрация Шкотовского городского поселения
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить положение об архиве администрации Шкотовского городского поселения (приложение №1).
2. Утвердить положение о постоянно действующей комиссии администрации Шкотовского городского поселения (далее – ЭК) (приложение №2).
3. Утвердить состав ЭК (приложение №3).
4. Ответственным за делопроизводство и архив назначить главного специалиста администрации Шкотовского городского поселения Постолатьеву С. В.
Глава администрации Шкотовского городского поселения Бровченко Ирина Дмитриевна [1]
Приложение №2
к постановлению администрации
Шкотовского городского поселения
От11.04.2018 №38
1.1. Постоянно – действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) администрации Шкотовского городского поселения создается для организации и проведения методической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности, находящихся на ведомственном хранении администрации Шкотовского городского поселения.
1.2. ЭК является совещательным органом при главе администрации Шкотовского городского поселения.
Решения постоянно действующей экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения главой администрации Шкотовского городского поселения.
В отдельных случаях, предусмотренных настоящим положением (пункт 3.4), решения вступают в силу только после их согласования с архивным отделом администрации Шкотовского муниципального района.
1.3. В своей работе постоянно действующая экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», другими федеральными законами, Правилами организации. хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, нормативно – методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т. п.), типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящим Положением.
1.4. ЭК состоит из председателя, секретаря и членов комиссии.
Состав ЭК утверждается постановлением администрации Шкотовского городского поселения.
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК осуществляет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации Шкотовского городского поселения, по разработке номенклатуры дел, подготовке документов к архивному хранению.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации Шкотовского городского поселения по вопросам делопроизводства и подготовки документов на хранение.
3.4. Рассматривает и выносит на утверждение ЭК решения о согласовании:
- описей дел постоянного срока хранения;
- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения;
- нормативно – методических пособий по работе с документами (в том числе номенклатур дел, памяток и правил работы с документами и др.)
3.5. В установленном порядке рассматривает предложения и выносит решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно – методическими документами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно – методическими документами.
3.6. Представляет на рассмотрение в экспертно – проверочную методическую комиссию (ЭПМК) архивного отдела Приморского края предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
3.7. Представляет на утверждение ЭПМК архивного отдела Приморского края описи дел постоянного срока хранения.
3.8. Представляет на согласование архивному отделу администрации Шкотовского муниципального района:
- номенклатуру дел;
- Положение об ЭК;
- Положение об архиве.
При осуществлении своих функций ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам администрации Шкотовского городского поселения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, поиска недостающих дел постоянного хранения, упорядочения и оформления документов.
4.2. Заслушивать на своих заседаниях специалистов администрации Шкотовского городского поселения о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.3. Запрашивать и получать от специалистов администрации Шкотовского городского поселения письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.4. Приглашать на свои заседания в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, начальника архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района, представителей сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.
5.1. ЭК взаимодействует с архивным отделом администрации Шкотовского муниципального района и получает соответствующие организационно – методические указания.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, повестка которых готовится секретарем комиссии по мере необходимости. Все заседания протоколируются секретарем комиссии.
5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании участвует не менее половины членов ЭК.
Решения принимаются простым большинством голосов от установленного числа членов ЭК. При равенстве голосов голос председателя ЭК является решающим (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом Шкотовского муниципального района).
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, а также контроль принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение №1
к постановлению администрации
Шкотовского городского поселения
От 11.04.2018 №38
1.1. Часть документального фонда, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы временных сроков хранения, включенные в учетные документы, составляют архивный фонд администрации Шкотовского городского поселения.
Документы администрации Шкотовского городского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью Шкотовского городского поселения и подлежат постоянному хранению в архиве администрации Шкотовского городского поселения. До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в архиве администрации Шкотовского городского поселения
1.2. Администрация Шкотовского городского поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение документов, указанных в п. 1.1. настоящего Положения, и использование их.
1.3. В администрации Шкотовского городского поселения для хранения архивных документов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создан архив.
1.4. Архив обеспечивается необходимым оборудованием.
1.5. Функции заведующего архивом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.6. Для проведения постоянной работы по учету, отбору и оформлению документов, образующихся в процессе деятельности администрации Шкотовского городского поселения, постановлением администрации Шкотовского городского поселения создается постоянно действующая экспертная комиссия.
1.7. В своей работе специалист, ответственный за ведение архива, руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Шкотовского городского поселения, правилами и другими нормативно – методическими документами Российской архивной службы (далее – Росархив), настоящим Положением.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава администрации Шкотовского городского поселения.
1.9. Организационно – методическое руководство по архивно – технической подготовке документов администрации Шкотовского городского поселения осуществляет специалист администрации Шкотовского городского поселения ответственный за архив.
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности администрации Шкотовского городского поселения, документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности;
2.2. Служебные и ведомственные издания (Бюллетени, сборники Приморскстата и др.);
2.3. Научно – справочный аппарат к документам архива (описи, исторические справки, акты приема – передачи документов, акты о списании документов временного срока хранения и др.).
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1. 1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1. 2. Учет и обеспечение сохранности, создание научно – справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1. 3. Подготовка и передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района с соблюдением требований, установленных Росархивом.
3.1. 4. Осуществление контроля за оформлением документов и дел в процессе делопроизводства в администрации Шкотовского городского поселения.
3.2. В соответствии с возложенными задачами, ответственный за архив осуществляет следующие функции:
3.2. 1. После завершения делопроизводства принимает, учитывает и хранит архивные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.
3.2. 2. Составляет описи дел постоянного хранения и утверждает экспертно – проверочной комиссией архивного отдела Приморского края.
3.2. 3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, хранящихся в архиве.
3.2. 4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.
3.2. 5. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации Шкотовского городского поселения.
3.2. 6. Ежегодно представляет в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2. 7. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Лицо, ответственное за архив администрации Шкотовского городского поселения, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
Приложение №3
к постановлению администрации
Шкотовского городского полселения
От 11.04.2018 №38
Постолатьева Светлана Васильевна | главный специалист 2 разряда администрации Шкотовскогогородского поселенияпредседатель комиссии; |
Корницкая Инесса Анатольевна | главный специалист 2 разрядаадминистрации Шкотовскогогородского поселения секретарь комиссии; |
Члены комиссии: | Дубровина Светлана Анатольевна | главный специалист 2 разряда администрации Шкотовского городского поселения |
Ссылки:
[1] http://shkotovskoe.ru/persona/brovchenko-irina-dmitrievna