Положение об архиве администрации Шкотовского городского поселения

Приложение №1
к постановлению администрации
Шкотовского городского поселения
От 11.04.2018 №38

Положение об архиве администрации Шкотовского городского поселения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Часть документального фонда, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы временных сроков хранения, включенные в учетные документы, составляют архивный фонд администрации Шкотовского городского поселения.

Документы администрации Шкотовского городского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью Шкотовского городского поселения и подлежат постоянному хранению в архиве администрации Шкотовского городского поселения. До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в архиве администрации Шкотовского городского поселения

1.2. Администрация Шкотовского городского поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение документов, указанных в п. 1.1. настоящего Положения, и использование их.

1.3. В администрации Шкотовского городского поселения для хранения архивных документов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создан архив.

1.4. Архив обеспечивается необходимым оборудованием.

1.5. Функции заведующего архивом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.6. Для проведения постоянной работы по учету, отбору и оформлению документов, образующихся в процессе деятельности администрации Шкотовского городского поселения, постановлением администрации Шкотовского городского поселения создается постоянно действующая экспертная комиссия.

1.7. В своей работе специалист, ответственный за ведение архива, руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Шкотовского городского поселения, правилами и другими нормативно – методическими документами Российской архивной службы (далее – Росархив), настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава администрации Шкотовского городского поселения.

1.9. Организационно – методическое руководство по архивно – технической подготовке документов администрации Шкотовского городского поселения осуществляет специалист администрации Шкотовского городского поселения ответственный за архив.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности администрации Шкотовского городского поселения, документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.2. Служебные и ведомственные издания (Бюллетени, сборники Приморскстата и др.);

2.3. Научно – справочный аппарат к документам архива (описи, исторические справки, акты приема – передачи документов, акты о списании документов временного срока хранения и др.).

III ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1. 1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1. 2. Учет и обеспечение сохранности, создание научно – справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1. 3. Подготовка и передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района с соблюдением требований, установленных Росархивом.

3.1. 4. Осуществление контроля за оформлением документов и дел в процессе делопроизводства в администрации Шкотовского городского поселения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами, ответственный за архив осуществляет следующие функции:

3.2. 1. После завершения делопроизводства принимает, учитывает и хранит архивные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

3.2. 2. Составляет описи дел постоянного хранения и утверждает экспертно – проверочной комиссией архивного отдела Приморского края.

3.2. 3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, хранящихся в архиве.

3.2. 4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.

3.2. 5. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации Шкотовского городского поселения.

3.2. 6. Ежегодно представляет в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2. 7. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4. Лицо, ответственное за архив администрации Шкотовского городского поселения, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.